'eHerkenning liefst voor iedereen verplicht'

Nog niet zo heel lang geleden werden contractstukken per e-mail verstuurd. Voor het moment van aanbesteding organiseerde de opdrachtgever meestal een bijeenkomst op kantoor. Een tijdrovend en foutgevoelig proces, vertelt Joost van der Krogt, hoofd van het bedrijfsbureau van de Rotterdamse vestiging van KWS. Het bedrijf was er dan ook meteen bij toen Rijkswaterstaat in 2013 begon met pilots om digitaal aanmelden en inschrijven mogelijk te maken bij TenderNed. ‘TenderNed zorgde met eHerkenning voor een innovatieve doorbraak die naast een gedegen distributienetwerk ook zorgde voor een veilige omgeving. ’Gemeenten en andere overheidsorganisaties volgden snel. ‘eHerkenning levert ons veel op. Niet alleen besparing op papiergebruik, transport- en reiskosten, het is ook enorm efficiënt om met één sleutel snel en betrouwbaar in te kunnen loggen bij overheden en andere organisaties. Vertrouwelijke informatie wordt met behulp van eHerkenning gemanaged door de bevoegde personen binnen ons bedrijf. Dat heeft onze transactiekosten verlaagd. Daarnaast leidt het digitaal aanvragen van vergunningen en verwerken van gegevens tot aanmerkelijke tijdwinst en dus kostenbesparing.’ Volgens Van der Krogt zou daarnaast een verplichtstelling van de digitale handtekening nog extra efficiëntie opleveren. ‘Bij grote projecten hebben we soms meerdere handtekeningen nodig van verschillende directeuren

Goed overzicht met beheermodule

Als hoofd bedrijfsbureau is Van der Krogt de machtigingenbeheerder voor eHerkenning van KWS Infra Rotterdam KWS is decentraal georganiseerd, medewerkers van alle vestigingen en een aantal dochterbedrijven gebruiken eHerkenning. Op de Rotterdamse vestiging hebben naar schatting rond de 20 medewerkers een eHerkenningsmiddel. Via de beheermodule van de eHerkenningleverancier houdt Van der Krogt voor deze vestiging overzicht over de eHerkenningsmiddelen van alle medewerkers en hun machtigingen voor specifieke diensten. ‘Zo zie ik precies wat er binnen de organisatie gebeurt. We hebben duidelijk omschreven welke functies binnen ons bedrijf een eHerkenningsmiddel moeten hebben. Dat zijn mensen met tekenbevoegdheid, calculatoren die vragen moeten kunnen stellen over projecten en werkvoorbereiders die vergunningen aanvragen. ‘Bij ons zijn de lijnen kort, nieuwe mensen worden snel wegwijs gemaakt in dergelijke systemen’.