Ketenmachtiging

Wilt u werk uitbesteden waarbij eHerkenning nodig is, zoals subsidies aanvragen bij gemeenten, belastingaangifte of medewerkers ziek melden in het werkgeversportaal van UWV? Dat kan met een ketenmachtiging. Hiermee machtigt een bedrijf een andere organisatie (vaak een extern bureau of intermediair) om namens u een online dienst te regelen met eHerkenning. De intermediair kan vervolgens een machtiging op naam van één (of meerdere) medewerker(s) laten registeren. Zo is die medewerker bevoegd om namens het bedrijf te handelen via eHerkenning. Bekijk onderstaande video voor uitleg.

Voor het registreren van een ketenmachtiging moeten de dienstafnemer en de intermediair een formulier invullen. Voor het invullen van de registratieformulieren zijn een aantal documenten en gegevens nodig. Neem voor vragen contact op met een erkende leverancier die ketenmachtigingen levert: Reconi (voorheen CreAim), KPN, Z login, QuoVadis of Connectis.

Uitgeschreven tekst

Nederlandse bedrijven digitaliseren. Dit leidt ertoe dat steeds meer zaken online geregeld worden. Onderling, en met de overheid.

U kunt als bedrijf een tussenpartij inschakelen om namens u verschillende overheidszaken te regelen, zoals de aanvraag van bouwvergunningen en parkeerontheffingen.

Hierbij is het noodzakelijk dat de tussenpartij bevoegd is en dat alle aanvragen op betrouwbare wijze gebeuren. Een ëketenmachtigingí via eHerkenning maakt dit mogelijk.

Hiermee kunt u een machtiging afgeven aan een tussenpartij. Deze partij is hierdoor bevoegd om namens uw bedrijf zaken te doen en kan vervolgens zelf aangeven wie binnen hun eigen organisatie zaken voor uw bedrijf mag regelen.

Dankzij de ketenmachtiging kunt u dus uw overheidszaken betrouwbaar laten regelen door een tussenpartij met een eHerkenningsmiddel. Eenvoudig, tijdsbesparend en efficiÎnt.

Maak ook gebruik van de ketenmachtiging van eHerkenning. Kijk voor meer informatie op www.eherkenning.nl/machtigen

English: Chain legal authorisation

 

Intermediairs

De start van het proces begint meestal bij de intermediair. Daarom vult de intermediair eerst de formulieren in met gegevens van de eigen organisatie en de gegevens van de medewerker die de eindgebruiker wordt. Begin op tijd met de intermediair het aanvraagproces en beschouw het regelen van een ketenmachtiging als een project dat aandacht en tijd nodig heeft. Worden meerdere medewerkers een gebruiker? Zorg dan dat eerst alle informatie en benodigde documenten van deze medewerkers zijn verzameld. Gaat het om veel medewerkers? Vraag bij uw leverancier of een bulk-aanvraag mogelijk is om in één keer alle documenten en formulieren te verzenden en de identificatie te regelen.

De intermediair heeft één (of meerdere) eHerkenningsmiddel(len) nodig, op het juiste betrouwbaarheidsniveau. De intermediair vraagt machtigingen aan voor een eigen medewerker, de gebruiker. Zo is deze medewerker gemachtigd om via eHerkenning in te loggen namens het bedrijf en werkzaamheden uit te voeren.

Verzamel de volgende gegevens van de bevoegd vertegenwoordiger (of machtigingenbeheerder) én van de medewerker(s) die voor het bedrijf werkzaamheden gaat uitvoeren: persoonsgegevens, e-mailadres, mobiele nummer. Indien de medewerker niet in loondienst is: ook een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Let op: in bepaalde situaties kan het rijbewijs niet worden gebruikt.

Bedrijven

Overleg eerst met de intermediair welke stappen genomen moeten worden voor de aanvraag van een ketenmachtiging. Zij zijn op de hoogte van de te nemen stappen in het aanvraagproces. Het is belangrijk om dit samen te doen. Dit voorkomt in de regel extra werk, regel het dus liever niet zelf zonder uw intermediair raad te plegen. Het risico dat een foute aanvraag ingediend wordt, is groot.

Verzamelen de volgende gegevens van de bevoegd vertegenwoordiger , persoonsgegevens, e-mailadres, mobiele nummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs.

Houd er rekening mee dat als de bevoegd vertegenwoordiger(s) van het bedrijf fysiek geïdentificeerd moeten worden. Dit betekent dat er een afspraak wordt gemaakt waarbij de identificatie dient plaats te vinden, zodat de aanvraag kan worden afgerond. Voor een snelle afhandeling is het raadzaam deze afspraak op zo kort mogelijke termijn te laten plaatsvinden.

Hoe vraagt u een ketenmachtiging aan?

Het bedrijf, namens wie moet worden gehandeld, moet de ketenmachtiging aan de tussenpartij laten vastleggen bij één van de erkende leveranciers die ketenmachtigingen aanbiedt. Beiden dienen hiervoor een papieren formulier in te vullen waarna de machtiging digitaal wordt vastgelegd door de leverancier.

Voordat een medewerker van een tussenpartij namens een bedrijf bijvoorbeeld subsidies kan aanvragen, moeten er een aantal stappen genomen worden:

Checklist aanvragen ketenmachtiging:

  • Leg de ketenmachtiging voor de tussenpartij vast bij een erkende leverancier.

  • Houd er rekening mee dat deze machtiging kosten met zich meebrengt.

  • Let erop dat u de machtiging aan de intermediair weer tijdig intrekt indien u de samenwerking beëindigt.

  • Ketenmachtigingen niet geschikt zijn voor alle EH1 diensten.

  • Er niet kan worden ingelogd met een ketenmachtiging bij RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland).

  • De betrokken organisaties zorgen voor een KvK-uittreksel welke niet ouder mogen zijn dan 14 dagen.