Gemeente Rotterdam biedt efficiënte dienstverlening met eHerkenning

De gemeente Rotterdam biedt bedrijven de mogelijkheid om een legio aan diensten af te nemen via eHerkenning. Denk aan de aanvraag van vergunningen, ontheffingen en wijzigingen. Het aanvraagproces gaat hierdoor veel sneller en efficiënter. Bovendien kunnen bedrijven online de status van hun aanvraag inzien, waardoor ze altijd op de hoogte zijn van de actuele stand van zaken.

Wat levert het op?

Voor bedrijven

  • Een snelle en efficiënte afhandeling van hun aanvragen.
  • Veilig: het gebruik van eHerkenning waarborgt de privacy van gegevens.

Voor gemeenten

  • Een goed imago; bedrijven zien dat Rotterdam met de tijd meegaat en zich inzet voor efficiënte dienstverlening.
  • Kostenbesparing; e-dienstverlening is goedkoper dan papieren dienstverlening.
  • Lagere beheerkosten.

Wat was de aanleiding?

De gemeente Rotterdam besloot in 2007 te gaan werken met DigiD voor bedrijven, de voorloper van eHerkenning. ‘De voornaamste reden hiervoor was dat we onze dienstverlening wilden verbeteren’, vertelt Mark Vermeer, Chief information Officer bij de gemeente Rotterdam. ‘We wilden bedrijven de mogelijkheid bieden hun zaken sneller en efficiënter online te regelen. In 2010 gingen we over op eHerkenning.’

In de loop der tijd is het digitaal aanvraagproces steeds populairder geworden. ‘Een voorbeeld hiervan is de aanvraag van de omgevingsvergunning. Volgens de laatste metingen krijgen we nog slechts 3% papieren aanvragen binnen, dat betekent een flinke verbetering ten opzichte van de 20% bij de start van de omgevingsvergunning in oktober 2010."

Wat kunnen bedrijven ermee?

Met eHerkenning kunnen bedrijven op een veilige manier veel verschillende diensten aanvragen via Mijn loket voor bedrijven op Rotterdam.nl. ‘Uniek is dat juristen aktes en uitreksels kunnen aanvragen en notarissen verzoeken kunnen indienen voor inlichtingen nalatenschapsonderzoek. Daarnaast kunnen bedrijven onder meer vergunningen en ontheffingen aanvragen. Denk aan een marktvergunning, een ontheffing verkeersverbod, een ontheffing milieuzone of een omgevingsvergunning.’ De gemeente merkt dat bedrijven blij zijn dat ze zaken digitaal kunnen regelen. ‘Vooral voor bedrijven die veel met ons te maken hebben is het veel efficiënter, zoals notarissen.’ 

Zijn er tips voor bedrijven?

Vermeer is erg tevreden over de mogelijkheden van eHerkenning. Wel adviseert hij bedrijven, die eHerkenning nodig hebben, om zich goed voor te bereiden door intern goed na te denken over de aanvraag, het gebruik en het beheer van eHerkenningsmiddelen. ‘Bedrijven vonden het aanvraagproces vaak lastig, omdat ze er pas mee aan de slag gaan als ze een overheidsdienst daadwerkelijk nodig hadden. Daarnaast heeft een groot aantal bedrijven dat eHerkenning nodig heeft, niks geregeld op het gebied van het machtigen van de gewenste medewerkers. Voor een dienst op betrouwbaarheidsniveau 1 kunnen medewerkers zelf een eHerkenningsmiddel aanvragen, ze zijn daarmee direct gemachtigd tot handelen namens het bedrijf. Als bedrijven hier controle over willen hebben, moet de tekenbevoegde een beheerder aanstellen die de juiste medewerkers kan machtigen voor eHerkenningsmiddelen op een hoger betrouwbaarheidsniveau.’

En de kosten?

De aansluiting van eHerkenning was voor Rotterdam een initiële kostenpost. Vermeer: ‘Sindsdien zijn we niet veel geld kwijt aan het beheer, dat is teruggebracht naar ongeveer een halve dag in de week, dat is zo’n 12.000 euro op jaarbasis. Ons eigen personeel voert het beheer uit. Zij doen dit in combinatie met het beheer van andere applicaties, zoals Mijn Loket en de aansluiting op DigiD.’