eHerkenning bespaart Groningen papierwerk, tijd en geld

Bij de gemeente Groningen gebruiken meer dan 100 medewerkers eHerkenning om in te loggen. Namens 24 gemeenten kunnen zij digitaal gegevens opvragen bij andere overheidsinstanties. ‘eHerkenning geeft ons de mogelijkheid om zaken snel te controleren maar ook om burgers te ondersteunen. Bijzonder efficiënt.‘

Sinds januari 2015 maakt de gemeente gebruik van eHerkenning, waarmee medewerkers zich betrouwbaar kunnen identificeren om via een portaal gegevens van verschillende overheidsinstanties op te vragen. Het past in de huidige ‘digitale’ trend die al jaren geleden is ingezet, zegt Security Officer André Monsma van de gemeente Groningen.

‘We bouwen aan een portaal waarbij we snel en gemakkelijk informatie kunnen inzien. eHerkenning kwam wat dat betreft op het juiste moment, omdat medewerkers namens verschillende gemeentes kunnen inloggen. Waar we voorheen nog met instanties als de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) of de LAVS (Landelijk Asbestvolgsysteem) moesten bellen of zaken per post afhandelden, hebben we nu de gegevens direct digitaal. Dat scheelt een hoop tijd én papierwerk.’

Machtigingen beheren

Monsma, die veel ervaring heeft als Manager Beheer, is één van de twee medewerkers bij de gemeente die verantwoordelijk is voor de machtigingen bij eHerkenning. Hij zorgt er onder meer voor dat medewerkers met één eHerkenningsmiddel namens verschillende gemeenten gemachtigd worden om online zaken voor burgers te kunnen regelen. ‘Inmiddels hebben we 114 medewerkers geautoriseerd die namens verschillende gemeenten met eHerkenning mogen inloggen. Deze machtigingen regelen we via onze erkende eHerkenningsleverancier

Efficiënt toegang tot het portaal: controleren en ondersteunen

De ruim 100 gemeentemedewerkers krijgen via eHerkenning toegang tot gegevens van onder meer het CJIB, DUO en de NVWA. Monsma geeft voorbeelden van de efficiëntie van het digitale portaal. ‘Neem het toezicht dat we als gemeente houden op de kwaliteit van kinderopvang. Daarvoor worden medewerkers gemachtigd om met eHerkenning in te loggen bij DUO om het personenregister kinderopvang te raadplegen. Het geeft ons dus de mogelijkheid om zaken snel te controleren, maar ook om burgers te ondersteunen, zoals mensen die in de schuldsanering zitten. Om die mensen te helpen en te adviseren, kunnen we bijvoorbeeld informatie online opvragen bij het CJIB.’

Voordelen: overzichtelijk en veilig

Monsma ziet, naast de bewezen efficiëntere werkwijze, ook nog andere voordelen ten opzichte van de oude situatie. ‘Buiten het feit dat je namens andere gemeenten kunt inloggen bij verschillende instanties, is eHerkenning bijzonder overzichtelijk. Het is daarnaast een veilig systeem, doordat het de digitale herkenning regelt en de digitale bevoegdheid van medewerkers controleert.

Voorsprong

Aangezien Groningen al sinds 2015 werkt met eHerkenning en de medewerkers veel ervaring hebben opgedaan, is Monsma ervan overtuigd dat de gemeente duidelijk een voorsprong heeft opgebouwd ten opzichte van andere gemeentes. ‘eHerkenning geeft ons de mogelijkheid om zaken te regelen voor 24 andere gemeentes, zoals de WMO, de hulp aan mensen om zelfstandig thuis te kunnen blijven wonen’, legt Monsma uit. ‘Aangezien dat geen dagtaak is, en wij makkelijk de gegevens kunnen ophalen, hebben wij deze taak bij ons gecentraliseerd. Het is misschien wel het beste voorbeeld van hoe goed eHerkenning voor ons werkt.’