Elektronische aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag: Minder tijd en inspanning dankzij eHerkenning
Wanneer je de “Verklaring Omtrent Gedrag” (VOG) elektronisch aanvraagt, heeft de gemeente geen rol meer bij het aanvraagproces. Het resultaat: minder tijd en inspanning voor zowel werkgevers als werknemers. Dit gemak wordt mede mogelijk gemaakt door eHerkenning. Organisaties die hebben meegedaan aan een pilot zijn vooral enthousiast, zo blijkt uit een kleine rondgang.
De VOG is in de volksmond beter bekend als “het bewijs van goed gedrag”. Organisaties kunnen erom vragen bij sollicitaties, voor sommige functies is het zelfs wettelijk verplicht. De aanvraagprocedure voor een papieren VOG is een echte papierwinkel: De organisatie vult het formulier eerst in en stuurt dat vervolgens naar de aanvrager; die gaat ermee naar het gemeentehuis; de gemeenteambtenaar neemt de gegevens van het aanvraagformulier over en vult ze aan met gegevens vanuit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA); de gemeente stuurt alles door naar Dienst Justis, een onderdeel van het ministerie van Veiligheid en Justitie; Dienst Justis voert de screening op relevante antecedenten uit en stelt de verklaring op als er geen bezwaren zijn; de verklaring wordt vervolgens naar de aanvrager gestuurd; die overhandigt de VOG tenslotte aan de organisatie…
Vanuit de overtuiging dat deze procedure eenvoudiger kan, is door Dienst Justis de elektronische VOG-aanvraag ontwikkeld. Vanaf 1 januari van dit jaar kun je de Verklaring Omtrent het Gedrag natuurlijke personen ook aanvragen via internet. Deze aanvraag komt rechtstreeks bij Dienst Justis terecht waar de screening wordt uitgevoerd en de VOG wordt afgegeven. Voorwaarde nummer één is dat de organisatie voor deze aanpak kiest en op eHerkenning is aangesloten, een middel waarmee bedrijven zich digitaal kunnen identificeren wanneer ze elektronisch zaken regelen met de overheid. Voorwaarde twee is dat de aanvrager over DigiD beschikt en elektronisch kan betalen.
“Het werkt eenvoudig", het duurt niet langer dan één minuut!"
Lastenverlichting
Marc Hullegie van VEST geeft uitleg over het gebruik van eHerkenning/elektronische VOG-aanvraag: “Het werkt eenvoudig. Ik ga naar de speciale website en maak een elektronische aanvraag voor de betreffende consultant, toegespitst op de eisen van de klant. Dit duurt niet langer dan één minuut! De consultant ontvangt een e-mail met een link die leidt naar het aanvraagdeel dat hij invult. Hiervoor moet hij wel DigiD gebruiken. Vervolgens betaalt de consultant de kosten via iDEAL. Dit deel van het proces duurt ook niet langer dan hooguit twee minuten. Enkele dagen later ontvangt de consultant de gewaarmerkte VOG verklaring per post thuis. Deze wordt vervolgens aan de klant verstrekt.”
Hullegie heeft tientallen malen per jaar met een VOG-aanvraag te maken: “Sinds onze deelname, december jl., hebben we circa 8 keer gebruik gemaakt van de elektronische VOG-aanvraag door middel van e-Herkenning. En zoals het ernaar uitziet, komen er spoedig meer aanvragen.” Hullegie is duidelijk enthousiast: “Veel overheidsdiensten, maar ook particuliere bedrijven kunnen leren van deze vorm van lastenverlichting. Het significante voordeel voor ons is dat de consultant geen declarabele uren hoeft te besteden aan het bezoek - inclusief het wachten - op het lokale gemeentehuis. Dat proces kent vele logistiek onhandige nadelen en werkt vertragend. De doorlooptijd van het proces is nu aanzienlijk verkort. Wij zijn dan ook erg blij met deze lastenverlichting. Bijkomend voordeel is dat de klant veel sneller kan beschikken over de vereiste VOG.”
"Veel overheidsdiensten, maar ook particuliere bedrijven kunnen leren van deze vorm van lastenverlichting."
Simpel, veilig en snel
Hullegie praat over tientallen VOG-aanvragen, maar Dick Vis van DSI heeft jaarlijks te maken met een VOG voor circa 5000 zogenoemde pre-of in-employment screeningen voor integriteitgevoelige, financiële functies. Daarnaast worden er nog enkele honderden op jaarbasis aangevraagd voor een zogenoemde DSI-registratie. “Het grootste voordeel van de elektronische VOG-aanvraag”, zegt Vis, “is het gemak en de tijdsbesparing die zowel door aanvragers als werkgevers wordt ondervonden. Door enkele simpele digitale handelingen kan een VOG op een veilige en snelle manier worden aangevraagd.” Volgens Vis wordt de elektronische VOG-aanvraag door gebruikers “zeer prettig” genoemd: “De elektronische VOG-aanvraag draagt bij aan een snel en grondig screeningsproces, waaraan de financiële sector veel waarde hecht gezien het belang van pre-employment screening en de grote aantallen die dit betreft.”
Vis vertelt dat DSI vanaf het begin als lid van een klankbordgroep betrokken is geweest bij de ontwikkeling van de elektronische VOG-aanvraag. “De ervaringen die gedurende het pilotjaar werden opgedaan zijn benut door Dienst Justis om een landelijke introductie van de elektronische VOG-aanvraag voor te bereiden. Onze relaties hebben momenteel bij hun registratie- of screeningsaanvraag de keuze tussen de elektronische VOG-aanvraag en een aanvraag via de gemeente. Het enthousiasme over het gebruiksgemak van de elektronische VOG-aanvraag is groot en deze wordt dan ook veelvuldig gebruikt. Het overgrote deel van de jaarlijkse VOG aanvragen wordt digitaal aangevraagd met behulp van eHerkenning”, aldus Vis. Hij zegt desgevraagd dat hij zich goed kan voorstellen dat eHerkenning ook voor andere overheidsdiensten wordt gebruikt: “Gelet op de ervaringen tot zover, staan we hier zeker positief tegenover.”
"De digitale aanvraag is €5,50 goedkoper dan de papieren versie, dus dat is al winst."
Besparing
Ook Corstiaan van Aalst van CCV is positief over het gebruik van de combinatie eHerkenning- elektronische VOG-aanvraag. Op de achterkant van een sigarendoosje rekent hij uit wat het oplevert: “De digitale aanvraag is 5,50 euro goedkoper dan de papieren versie, dus dat is al winst. Maar het grootste voordeel is tijd. Voor de HR afdeling gaat het invullen iets sneller, maar de grootste besparing zit aan de kant van de medewerker. Die kan vanachter zijn PC in een paar minuten de aanvraag completeren en hoeft niet meer naar het gemeentehuis. Aangezien dit in de meeste gevallen in de tijd van CCV gebeurde, praten we over een aanzienlijke opbrengst. Als je uitgaat van 180 aanvragen à één uur mag je uitgaan van minimaal 150 uur minder. Als je dat afzet tegen een gemiddeld uurloon plus de werkgeverslasten praat je al gauw over zo'n 4.500 euro per jaar. Daarnaast zijn de medewerkers zelf ook zeer tevreden, want het kost hen minder tijd.” Van Aalst zegt dat CCV in november jl. met de pilot begonnen is, en dat er tot dusverre zo'n 75 aanvragen zijn gedaan.
“De winst zit met name erin dat de vrijwilliger niet meer fysiek, in zijn eigen tijd naar het gemeentehuis hoeft. Hierdoor wordt ook sneller een VOG overlegd.”
In veilige handen
De combinatie elektronische VOG-aanvraag/eHerkenning is niet alleen voor het bedrijfsleven interessant. Voor Scouting Nederland is de elektronische VOG-aanvraag een middel dat helpt bij de uitvoering van het project In veilige handen. Fedde Boersma: “We zijn nauw betrokken bij dit project, een initiatief van vereniging NOV (vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk). Hierbij werken we samen met het ministerie van Justitie, Movisie en NOC*NSF. Het project heeft als doel misbruik van minderjarigen binnen het vrijwilligerswerk te voorkomen. Onderdeel van de maatregelen die vrijwilligersorganisaties kunnen nemen, is het laten overleggen van een VOG door nieuwe vrijwilligers. Scouting Nederland was een van de eerste organisaties die een VOG verplicht gesteld heeft voor haar vrijwilligers.”
“De gezamenlijke organisaties dringen er al langer bij de minister op aan om rondom de afgifte van de VOG stappen te nemen en deze gratis te maken. Het digitaal aanvragen is al een goede stap, met name ook in het verminderen van de administratieve lasten van de vrijwilliger.” Boersma: “De winst zit met name erin dat de vrijwilliger niet meer fysiek, in zijn eigen tijd naar het gemeentehuis hoeft. Hierdoor wordt ook sneller een VOG overlegd.”
"De hele procedure werkt perfect."
Veel aanvragen verwerken
Voor Paul Houkes van NVPIT kwam de introductie van de elektronische VOG-aanvraag goed uit: “Tot eind 2011 hadden we als beroepsvereniging nog niet de verplichting om een VOG te overleggen. Dat is vanaf 1 januari 2012 voor onze leden verplicht. Het gevolg hiervan was dat voor alle bestaande leden - rond de 180 - in korte tijd een VOG moest worden aangevraagd. Dat was een behoorlijke logistieke operatie, ook voor het secretariaat. Via de website van Dienst Justis kwam ik in aanraking met de pilot elektronische VOG-aanvraag – eHerkenning. In anderhalve maand hebben we rond de 160 keer een VOG moeten aanvragen. Een stuk of 20 leden gaven de voorkeur aan de aanvraag via het gemeentehuis, dus niet digitaal.”
“Digitale aanmelding gaat voor ons als secretariaat sneller dan telkens papieren aanvragen te moeten printen en versturen. Ook staan de basisgegevens over de beroepsvereniging al klaar in het systeem. De hele procedure werkt perfect. Het enige dat soms mis gaat, is dat de e-mail vanuit Dienst Justis bij de geadresseerde therapeut in de spam-mailbox terecht komt. Of ik nog suggesties heb ten aanzien van deze procedure? Vooral doorgaan met het systeem, maar dat gebeurt ook, begrijp ik.” Over eHerkenning zelf zegt hij: “Je merkt er vrijwel niets van; de inlog en het doorsluizen naar het elektronische aanvraag-systeem gaat snel en zonder problemen.” Volgens Houkes heeft de beroepsvereniging verder niet zoveel met overheidsdiensten van doen: “Maar wellicht komen er toepassingen waarin eHerkenning eveneens een rol kan spelen.”
“Je merkt er vrijwel niets van; de inlog en het doorsluizen naar het elektronische aanvraag-systeem gaat snel en zonder problemen.”
Computerstoring
Angelique van Beelen van Randstad professionals plaatst kritische kanttekeningen. Ze heeft in de pilotfase enkele keren de elektronische VOG-aanvraag gebruikt. Daarbij is ze tegen computerproblemen aangelopen, waarbij eHerkenning niet goed werkte. Dat heeft haar beeldvorming gekleurd, ondanks dat ze zeker de voordelen ziet: “Het bespaart kosten en tijd, de elektronische VOG-aanvraag is gebruiksvriendelijk en werkt snel.”
Ook Marc Hullegie is één keer tegen een incident aangelopen waarbij een consultant een internetstoring kreeg op het moment van betalen. Zowel zijn ingevulde informatie als de aanvraag daartoe was verdwenen. “We hebben de aanvraag opnieuw moeten doen. Maar we hebben verder alleen maar lof over de wijze waarop het proces verloopt - en is verlopen”, aldus Hullegie.
Personalia
Corstiaan van Aalst, HR Manager voor CCV Holland, een internationale organisatie die opereert in het elektronische betalingsverkeer.
Angelique van Beelen werkt als consultant bij Randstad professionals en bemiddelt juridisch personeel binnen onder andere de overheid.
Fedde Boersma is adjunct-directeur Scouting Nederland, de grootste jeugd en jongerenvereniging van het land met 110.00 leden.
Paul Houkes werkt als secretaris bij NVPIT, een beroepsvereniging van werkers in de lichaamsgeoriënteerde (psycho)therapie.
Marc Hullegie is oprichter en directeur van Vest, een organisatie gespecialiseerd in informatiebeveiliging op zowel technisch, proces als organisatorisch vlak.
Dick Vis is algemeen directeur DSI: een integriteit- en registratie-instituut in de financiële dienstverlening dat de deskundigheid en integriteit van financieel professionals bevordert.
